Work สู้! น้ำ กับการทำงานผ่านออนไลน์

บทความนี้ เผยแพร่ใน IT24Hrs

แม้ว่าวิกฤตน้ำท่วมจะเริ่มคลี่คลายลงบ้างแล้วในหลายๆพื้นที่ แต่การเดินทางของคนทำงานอย่างเรา หลายๆคนยังลำบาก การทำงานที่บ้านเป็นทางเลือกในการทำงานที่ไม่ต้องลุยน้ำ ปีนรถทหารเข้าไปทำงานที่ออฟฟิศ ตอนนี้ที่ออฟฟิศทุกคนกลับมาทำงานในตามปกติแล้ว เพราะน้ำเริ่มลดลง และการเดินทางสะดวกขึ้นมาก ก่อนหน้านี้หลายๆคนออกมาเรียกร้องให้บริษัทประกาศหยุด เนื่องจากเป็นกังวลกลัวว่าน้ำจะท่วมเก็บของไม่ทัน ห่วงในการเฝ้าระวังดูแลบ้าน และการเดินทางลำบากเพราะเอารถไปจอดบนสะพาน ทางด่วน แล้วใช้บริการรถสาธาณะแทน

โชคดีที่สมัยนี้มีการนำอินเทอร์เน็ตเข้ามาช่วยในการทำงาน และหลายๆบริษัทก็สนับสนุนการทำงานของพนักงานให้สามารถทำงานที่บ้าน หรือสถานที่ใดๆก็ได้ โดยไม่ต้องเดินทางเข้าออฟฟิศ สามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ทีมีอินเทอร์เน็ต ส่วนตัวผมชอบทำงานในร้านกาแฟ เพราะมีอินเทอร์เน็ต Wi-Fi ใช้งานได้ โดยนำรหัสผ่านของ True Wi-Fi ที่ได้รับมาพร้อมกับแพ็คเกจ Hi-Speed Internet มาใช้งานได้ทุกที่ และเราสามารถทำงานได้ตลอดเวลา ด้วยการทำงานผ่านอุปกรณ์สื่อสาร อุปกรณ์สำนักงานเคลื่อนที่เข้ามาช่วยในการทำงาน แต่เราก็ต้องลงทุนกับอุปกรณ์ในการทำงานบางอย่างเช่นกัน เช่น ซื้อสมาร์ทโฟนของตนเอง โดยบริษัท ช่วยออกค่าใช้จ่ายในการใช้งานอินเทอร์เน็ตให้ หรือมีลดครึ่งราคา และด้วยความที่งานที่ผมทำเป็น Web Business นั่นคือหลักๆ ทำงานออนไลน์ สนทนาผ่านอีเมล์ ทำคอนเทนต์ป้อนเว็บไซต์ ทำเนื้อหาลงในโซเชียลมีเดีย ดังนั้น อุปกรณ์ที่บริษัทสนับสนุนก็คือ คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊กแบบพกพา และใช้อุปกรณ์พกพาส่วนตัวเพื่อช่วยในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น สมาร์ทโฟนส่วนตัว และแท็ปเล็ตอย่าง iPad และใช้ Mobile Booster (อุปกรณ์ชาร์จไฟฉุกเฉิน) มาช่วยในการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง

นำ Social Network, Internet และ Application มาช่วยในการทำงาน

การทำงานแบบ Mobile Office นั้น สามารถนำเอาระบบต่างๆบนอินเทอร์เน็ตมาใช้ ไม่ว่าจะเป็น อีเมล์ ที่เราใช้กันแบบเบสิค ระบบของอีเมล์ฟรีอย่าง Google Gmail ที่มีบริการแช็ต บริการ Google+ มาให้เราได้ใช้ทำงานโดยตั้งเป็น Circle แยกเฉพาะคุยเรื่องงาน ตรงนี้คนทำงานจะต้องปรับตัวสักนิด ปกติทีมที่ผมทำงานด้วยเป็นทีม Social Network อยู่แล้ว ดังนั้น ทุกคนมีสมาร์ทโฟน สามารถเช็กอีเมล์จากมือถือได้ ทุกคนใช้งาน Social Network กันอยู่แล้ว การทำงาน การขอความร่วมมือ การตัดสินใจต่างๆ ปกติใช้การส่งผ่าน Twitter Direct Message และอีเมล์เป็นหลัก ดังนั้นการปรับพฤติกรรมในการใช้งาน Mobile Office ไม่ใช่เรื่องยาก เพราะทุกคนมีสมาร์ทโฟน สามารถออกความคิดเห็นในการทำงานผ่านอีเมล์ได้ สามารถเขียนบล็อก สร้างเนื้อหาจากที่ไหนก็ได้ที่มีอินเทอร์เน็ต และส่งงานตามกำหนดผ่านอีเมล์ ทำงานได้ทุกที่ขอให้มีไฟฟ้าใช้และอินเทอร์เน็ตไม่ว่าจะไร้สายหรือมีสาย

Mobile Office ช่วยย่นระยะเวลาในการเดินทาง

ในภาวะที่คนทำงานอย่างเรา จะต้องไปเสียเวลาไปกับเดินทางที่ใช้เวลานานกว่าปกติโดยเฉพาะในช่วงน้ำท่วม เราสามารถที่จะทำงานจากที่ไหนก็ได้ แม้ว่าจะต้องอพยพที่ต่างถิ่น ขอให้มีอุปกรณ์สำนักงานเคลื่อนที่อย่างโน้ตบุ๊ก เน็ตบุ๊กสักตัว อินเทอร์เน็ต สมาร์ทโฟน แอร์การ์ด ก็ทำงานได้ทุกที่ ส่วนการตรวจสอบการทำงานนั้น บริษัทผมในเครือทรู ได้มีการตรวจสอบการทำงานของพนักงานผ่านทาง HR ประสานงานมายังหัวหน้าของแต่ละส่วน / แผนกในการกำกับดูแลลูกน้อง โดยผู้บริหารให้อำนาจในการตัดสินใจให้หัวหน้าอนุมัติให้ลูกน้องสามารถทำงานที่บ้านได้ทันทีหากเกิดเหตุสุดวิสัยจำเป็น เช่นการอพยพเร่งด่วน ภัยน้ำท่วมที่ส่งผลต่อการเดินทางไปทำงาน และทางบริษัทก็ใช้ระบบ SMS ให้พนักงานส่งทุกเช้าเย็นเหมือนกับการตอกบัตร (แต่ไม่ใช่การตอกบัตร) เป็นเพียงการตรวจสอบสถานการณ์ทำงาน ที่ทาง HR สามารถตรวจสอบและประเมินสถานการณ์ได้ว่า พนักงานส่วนใหญ่ สามารถทำงานที่สำนักงานได้หรือจำเป็นต้องทำงานที่บ้าน เพื่อจะประกาศมาตรการต่างๆเพิ่มเติมได้ เครื่องมือที่ใช้คือ SMS ที่ส่งได้จากมือถือทุกเครื่อง ดังนั้นเบอร์มือถือของเรา ถือว่าเป็น ID ของพนักงานในการยืนยันการเข้าทำงานไปในตัวด้วย (แต่ไม่ได้ใช้ยืนยันการเข้าทำงาน เป็นเพียงการเช็กอินสถานะเท่านั้น) นี่คือวิธีการในการใช้ตรวจสอบการทำงานในกรณีที่เราทำงานนอกสถานที่ แต่เราก็จะต้องซื่อสัตย์ในการทำงานด้วยเพื่อให้สามารถประสานงานต่อไปได้โดยไม่มีการสะดุด

ใช้ครบทั้งสื่อ อนาล็อก และดิจิตอล

การทำงานที่บ้าน หรือจากสถานที่ใดๆก็ตาม ในช่วงเฝ้าระวังและอพยพ สำคัญมาก เพราะบริษัทใช้การสื่อสารกับหัวหน้างาน ผ่านทางประกาศของบริษัทในอีเมล์ และหัวหน้าส่งต่อให้ลูกน้องและประสานงานกับลูกน้องเพื่อตรวจสอบความเป็นอยู่และสถานะของลูกค้าและครอบครัว พนักงานควรจะตรวจสอบอีเมล์เป็นประจำและประสานงานกับหัวหน้างานอยู่ตลอดเวลาเพื่อให้ประสานงานส่งเรื่องไปให้ทางบริษัทช่วยเหลือในยามเดือดร้อน โชคดีที่ในช่วงเฝ้าระวังน้ำท่วม ผมทำงานที่บ้าน ใช้อินเทอร์เน็ตผ่าน 3G ทำให้สามารถตรวจสอบอีเมล์ที่ส่งมาจากบริษัทและหัวหน้างานได้ตลอดเวลา ไม่พลาดการสื่อสาร การแจ้งข่าว ทำให้เราทราบว่า บริษัทมีความช่วยเหลืออย่างไร กรณีเร่งด่วนควรติดต่อใคร และมีขั้นตอนในการขอความช่วยเหลืออย่างไร แต่พนักงานหลายคนก็ไม่สามารถทำงานออนไลน์ได้ตลอดเวลา อาจจะใช้งานอินเทอร์เน็ตแค่บางช่วงเวลา หรือหากบริเวณที่อาศัยอยู่ สัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่ครอบคลุมหรือสัญญาณไม่ดี อาจจะทำให้เสียโอกาสในการรับข่าวสารของบริษัทได้ ดังนั้นสิ่งที่หัวหน้างานและลูกค้าควรจะทำคือ การโทรศัพท์ติดต่อกันเพื่อแจ้งข้อมูลเบื้องต้นและใช้อ่านรายละเอียดทางอีเมล์ หรือส่งข้อความผ่าน SMS กรณีที่ไม่สามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ ทำให้การประสานงานต่อเนื่องและไม่ขาดตอน เรียกว่าขณะนี้ควรใช้ทั้ง SMS โทรคุย และใช้ Social Network ในการสอบถามสารทุกข์สุขดิบ เช่น บ้านน้ำท่วม การเดินทาง ที่พนักงานมักจะแชร์และโพสรูปบน Social Media ของตนเอง

การช่วยเหลือของบริษัทในช่วงวิกฤต

เมื่อพนักงานเดือดร้อน บริษัทไม่สามารถหยุดการดำเนินกิจการได้ พนักงานต้องทำงานต่อไป ทางเลือกของการทำงานคือการให้พนักงานทำงานที่บ้านหรือสถานที่อื่นใดก็ได้ โดยไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ และอำนวยความสะดวกในการเตรียมการรับน้ำท่วม เพราะการทำงานแบบ Mobile Working ในช่วงนี้ ทำให้หลายๆคนที่น้ำยังไม่ท่วม มีเวลาที่จะก่อิฐปูน กั้นกระสอบทราย ยกของขึ้นที่สูง เพื่อป้องกันความเสียหายจากน้ำท่วม และยังสามารถทำงานได้โดยไม่ต้องเครียดและวิตกกังวล ห่วงหน้าพะวงหลังในการเฝ้าระวังบ้าน ส่วนคนที่อพยพ ก็สามารถทำงานในสถานที่พักได้ หากใครไปพักที่โรงแรม รีสอร์ทก็ทำงานผ่าน Wi-Fi ของโรงแรมได้ แต่หากเช่าอพาร์ตเมนท์ก็อาจจะต้องใช้บริการ 3G จากสมาร์ทโฟนหรือแอร์การ์ด เรียกว่าเราสามารถทำงานได้ทุกที่ เมื่อพนักงานยังสามารถทำงานให้บริษัทได้ การดำเนินกิจการของบริษัทก็ไม่ชะงัก ถือเป็นการช่วยเหลือกันครึ่งทาง และบริษัทก็มีนโยบายช่วยเหลือและสนับสนุนการทำงานที่บ้านให้พนักงานได้ เช่น การเบิกค่าใช้จ่ายในการทำงาน เช่น อินเทอร์เน็ต โทรศัพท์มือถือหรือซิมการ์ดของสำนักงาน แอร์การ์ด โน้ตบุ๊ก เพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างต่อเนื่อง

เตรียมอุปกรณ์ทำงานผ่านออนไลน์

อุปกรณ์แบบพกพา หลายๆอย่าง สามารถนำมาปรับใช้เพื่อช่วยในการทำงานเคลื่อนที่แบบ Mobile Working สามารถสร้าง Virtual Office จำลองขึ้นมาเพื่อทำงานผ่านอินเทอร์เน็ตกับเพื่อนร่วมงานได้โดยประยุกต์ใช้แอพพลิเคชั่นและโปรแกรมต่างๆดังนี้

การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตผ่าน 3G อุปกรณ์ที่ต้องมีก็คือ สมาร์ทโฟน รุ่นที่รองรับการกระจายสัญญาณอินเทอร์เน็ตได้ เพื่อจ่ายสัญญาณ Wi-Fi ให้อุปกรณ์อื่นๆ หรือใช้ Mi-Fi หรือ Air Card กรณีใช้คอมพิวเตอร์และโน้ตบุ๊ก แต่ถ้ามี Mi-Fi หรือสมาร์ทโฟน เราจ่ายสัญญาณ Wi-Fi ให้กับ คอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก พีซี แท็ปเล็ต และสมาร์ทโฟนเครื่องอื่นๆ ที่สนับสนุนการเชื่อมต่อ Wi-Fi ได้เลย อย่างผมใช้ iPhone4 กระจายสัญญาณ ใช้งานได้บน Windows XP ขึ้นไป ส่วนความเร็ว แล้วแต่สถานที่ใช้งานครับ อย่างผมใช้แถวห้วยขวาง การทำงานอย่างเช็กอีเมล์ ใช้โซเชียลเน็ตเวิร์ก เขียนบล็อก แนบไฟล์ไม่ใหญ่มากนัก ผมว่าโอเคนะกับความเร็ว ดาวน์โหลดสัก 3 – 4Mbps ส่วนอัพโหลดหากต้องถ่ายวีดีโอแล้วอัพโหลดขึ้น Youtube อาจจะต้องพิจารณากันสักหน่อย

 

สื่อสาร และสนทนาผ่านแอพ

สนทนากันบน GTalk

แช็ตกันผ่าน Line

การประสานงานระหว่างทีมแผนกเดียวกัน หลายๆคนใช้สมาร์ทโฟน แอพพลิเคชั่นที่ช่วยในการทำงานก็คือ LINE และ Whatsapp ที่สามารถสนทนาข้ามแพล็ตพอร์มได้ทั้งคนที่ใช้ iPhone, BlackBerry, Android แนะนำว่า ในช่วงนี้ พนักงานในทีม ควรสมัครบริการ Unlimited Internet เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างสบายใจไร้กังวล (ถ้าไม่อยากผูกมัด สมัครรายเดือน ให้ซื้อซิมเติมเงิน + VAT แล้วสมัครใช้เดือนเดียวไว้ใช้ชั่วคราวก็ได้) เพราะถ้าใครเน็ตมือถือแบบรายชั่วโมงหรือคิดตามปริมาณการใช้งาน อาจจะต้องศึกษาวิธีเปิดและปิดอินเทอร์เน็ตไม่ให้รั่วด้วย และอาจะทำให้การสื่อสารคลาดเคลื่อนกันได้ สำหรับใครที่อยู่บ้าน อาจจะมี Hi-Speed Internet อยู่แล้ว แบบนี้ก็สบายได้ใช้เน็ตเร็ววิ่งฉิว ใช้ Wi-Fi เชื่อมต่อกับอุปกรณ์ได้สะดวก ประสานงานกันได้ตลอดเวลาแม้ไม่อยู่หน้าคอมพ์

ใช้งานแอพพลิเคชั่นแบบออฟไลน์

สำหรับใครที่ไม่ได้ใช้เน็ตแบบ Unlimited คือมีความรู้สึกแบบ กั๊กๆ เน็ต เสียดาย จะเปิดเน็ตปล่อยไว้ก็เปลือง ไม่ใช้ก็ปิดไว้ แต่ก็จะพลาดการรับข่าวสาร แนะนำให้ใช้แอพพลิคชั่นสำหรับ Google Chrome จาก Chrome Web Store (แนะนำให้สร้าง Google Account หรือมี Gmail Account ไว้ก็ใช้งานได้แล้ว) โดยใครใช้ Gmail ก็สามารถใช้งาน Gmail Offline ได้ โดยแอพจาก Chrome Web Store ชื่อ Google Mail Offline

อ่าน Gmail แบบ Offline ได้ ไม่เปลืองเน็ต

แอพช่วยจำ เก่งงานคล่องตัว

ส่วนแอพที่แนะนำเพิ่มเติมจะช่วยในการทำงานอย่าง Today, SpringPad ที่จะช่วยในการจดบันทึก และแชร์บันทึกการประชุม ประเด็นสำคัญในการเขียน หรือจะใช้ Google Calendar ในการทำงานก็ได้เช่นกัน

SprindPad ใช้สำหรับบันทึก เป็นออแกนไนเซอร์ ช่วยจำ ใช้ได้ทั้งบนเว็บและโทรศัพท์มือถือ จด Tasks การทำงาน บันทึกข้อมูลน่าสนใจได้มากมาย ลองหาใน Chrome Web Store ดูนะครับ

ส่วนใครที่มีงานต้องทำหลายชิ้น ก็ใช้ Todo.ly เป็นแอพพลิเคชั่นบน Chrome Web Store ใช้งานง่ายในการจัดการงานและสิ่งที่จะต้องทำ

นอกจากนี้หากจำเป็นต้องมีการแลกเปลี่ยนไฟล์กันก็ขอแนะนำ Dropbox และ Box.net ที่สามารถแชร์ไฟล์ใหญ่ๆ รูปภาพต่างๆได้สะดวก

และสำหรับใครที่อยากแชร์รูป ก็อาจจะใช้การโพสภาพเป็นอัลบั้มผ่าน Facebook แล้วจำกัดคนที่สามารถดูภาพได้ รวมไปถึงการใช้บริการอย่าง Photobucket, Flickr ในการแชร์ภาพถ่ายด้วย

สำหรับการทำงานออนไลน์ตอนนี้ มีแต่คอมพิวเตอร์สักตัว สมาร์ทโฟนสักเครื่อง อินเทอร์เน็ต ไฟฟ้าก็สามารถใช้ทำงานได้ด้วยแอพพลิเคชั่นต่างๆและนำอุปกรณ์ต่างๆมาประยุกต์ใช้กับการทำงานได้อย่างสะดวก เราก็สามารถทำงานได้จากที่ไหนก็ได้โดยไม่ทำให้งานสะดุดแล้วล่ะครับ อาจจะต้องลงทุนสักหน่อยเพื่อให้สามารถทำงานได้ทุกที่ แต่เมื่อเทียบกับค่าเดินทางแล้ว ก็ถือว่าคุ้มนะครับ แถมยังมีเวลาดูแลคนในครอบครัวได้สะดวกในยามนี้และไม่ต้องห่วงหน้าพะวงหลัง ยิ้มสู้ต่อไปไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น Mobile Office ให้คุณทำงานได้ทุกที่

@yokekung